Cookie- og privatlivspolitik

Privatlivspolitik for SKI – Staten og Kommunernes Indkøbsservice

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Staten og Kommunernes Indkøbsservice (”SKI”, ''vi'' eller ''os'') behandler dine personoplysninger.

1. Dataansvarlig

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, er:

Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI)

CVR 17472437

H. C. Hansens Gade 4

2300 København S

Mail: kundeservice@ski.dk

Telefon: 33 42 70 00

2. Kategorier af personoplysninger 

Virksomheden kan indsamle følgende oplysninger om dig:

a) ​Almindelige personoplysninger, heriblandt navn, adresse, e-mail, telefonnummer, købshistorik og brug af digitale tjenester

b) Personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser ved indhentning af ESPD-erklæringer i forbindelse med SKI’s udbudsproces.

3. Brug af personoplysninger

I forbindelse med tjenester, som SKI yder, vil SKI behandle en række af dine personoplysninger. SKI anvender dine personoplysninger til flere forskellige formål, enten fordi de er nødvendige at behandle for at levere vores produkter og tjenester, fordi SKI har en berettiget interesse i at behandle dine oplysninger til bestemte formål, eller fordi SKI i forhold til lovgivningen har en forpligtelse til at behandle bestemte oplysninger.

Nedenfor er oplistet en række af de formål, hvor SKI har brug for at behandle dine personoplysninger.

Udgangspunktet for SKI´s behandling af personoplysninger i forbindelse med leveringen af dine tjenester er, at SKI er dataansvarlig, idet det er os, der beslutter, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler behandling af personoplysninger skal ske.

Det er vigtigt at understrege, at SKI kun indsamler personoplysninger til bestemte formål, og at dine personoplysninger ikke opbevares i en periode, som er længere end nødvendigt i forhold til det konkrete formål.

Det betyder, at hver gang SKI indsamler dine personoplysninger, så vurderer SKI, hvor længe dine oplysninger skal opbevares. Vi opbevarer og anvender kun dine personoplysninger, i det omfang det er nødvendigt og rimeligt. Vi opbevarer og anvender løbende dine personoplysninger til følgende formål:

3.2 Markedsføring via arrangementer, nyhedsbreve, ski.dk og sociale medier, som fx LinkedIn

3.3 Statistik og analyse

3.4 Spørgeskemaundersøgelser

3.5 Fakturering

3.6 Administration af abonnement

3.7 Afholdelse af arrangementer

3.8 Deltagelse i ekspert- og faggrupper samt andre arbejdsgrupper.

4. Brug af oplysninger på deltagere samt billeder og video fra SKI’s arrangementer 

SKI bruger billeder og video fra egne arrangementer og aktiviteter i trykte og digitale medier. Der er tale om billeder, der har til formål at vise en aktivitet eller situation, fx deltagere til et arrangement. SKI offentliggør kun billeder og evt. video af personer, hvis afbildede personer ikke med rimelighed må kunne føle sig udstillet, udnyttet eller krænket. 

Ved SKI’s arrangementer kan der blive taget billeder og videoer fra arrangementet, som SKI kan bruge, evt. sammen med dit navn og navnet på din arbejdsplads, i trykt og digitalt materiale til kommercielle formål. Hvis det er påkrævet, vil brug af sådanne billeder ske med dit samtykke eller efter aftale med dig.

SKI behandler desuden oplysninger om navn, stilling og organisation til brug for afvikling af arrangementer, herunder til at føre deltagerlister. Ønsker du som deltager ikke at fremgå af deltagerlister på arrangementer, kan du kontakte SKI, og du vil blive udeladt fra deltagerlisten. 

5. Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor baseret på følgende behandlingsgrundlag:

• ​Persondataforordningen art. 6, stk. 1 litra a (samtykke)
• Persondataforordningen art. 6, stk. 1, litra b (nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som du er part i)
• Persondataforordningen art. 6, stk. 1, litra f (nødvendig for forfølgelsen af legitime interesser for SKI)  
• Databeskyttelsesloven § 8 (for strafbare forhold og straffedomme i forbindelse med ESPD-erklæringer).

I forbindelse med art. 6, stk. 1, litra f forfølger SKI følgende saglige formål:

• ​Orientering om SKI’s rammeaftaler og igangværende udbud
• Håndtering af invitationer og tilmeldinger til arrangementer, heriblandt opstartsmøder, projektgrupper og leverandørmøder
• Brugertilfredshedsundersøgelser
• Markedsføring
• Statistik og analyse
• Fastlæggelse af et retskrav, som udspringer af en licensaftale.

SKI pålægger alle sine databehandlere at behandle dine personoplysninger fortroligt og at træffe de nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, mod at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med databeskyttelsesreglerne.

6. Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

(i) Leverandører og forhandlere, som vi samarbejder med, og som assisterer vores virksomhed (forstået som serviceudbydere, teknisk support og leverandørydelser).

7. Overførsler til lande udenfor EU/EØS

Dine personoplysninger kan i visse tilfælde blive overført til andre lande uden for EU/EØS og til lande, der ikke har love, der giver en tilsvarende beskyttelse af personoplysninger. Der vil i så fald være tale om, at personoplysninger overføres til USA.

Der overføres oplysninger til følgende leverandører i USA:

• ​Zendesk, overførselsgrundlag Standardkontraktbestemmelser (“standard contractual clauses”).
• SurveyMonkey, overførselsgrundlag Standardkontraktbestemmelser (“standard contractual clauses”).
• Vimeo, overførselsgrundlag Standardkontraktbestemmelser (“standard contractual clauses”).

Overførsler til tredjelande vil kun ske til specifikke formål som nævnt under punkt 3 og 5, og vi vil altid sikre, at der er nødvendige garantier på plads, når der sker overførsel til et land uden for EU/EØS. 

Overførsel til lande uden for EU/EØS sker i langt de fleste tilfælde på grundlag af EU Kommissionens godkendte Standardkontraktbestemmelser (“standard contractual clauses”).

Du kan se en kopi af ovenstående her Model contracts for the transfer of personal data to third countries.

8. Opbevaring og brug af dine personoplysninger

Vi vil kun opbevare dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at yde de ydelser til dig, som du anmoder om, og forfølge de ovenfor anførte formål.

Vi vil også opbevare dine oplysninger, hvis dette følger af en retlig forpligtelse, fx bogføringsloven.

9. Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder:

• Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger
• Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset
• Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring
• Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke 
• Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet) 
• Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, fx Datatilsynet.

Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger i følgende tilfælde: 

• Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejning), se ovenfor under behandlingsgrundlag, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod en sådan behandling af grunde, der måtte vedrøre din særlige situation
• Ligeledes har du en ubetinget ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, hvis vi behandler dine oplysninger med henblik på direkte markedsføring.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du fx har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

10. Yderligere information og klageadgang

Såfremt du har spørgsmål til websitets brug af cookies, ønsker yderligere oplysninger eller ønsker at klage over websitets brug af cookies, kan du henvende dig til Staten og Kommunernes Indkøbsservice på e-mail: kundeservice@ski.dk.